クラウド型電子カルテ「CLINICS」と連携する「ヒューマンかるてESR」を導入して1か月が経った、石川県金沢市にある「金沢T&Dクリニック」にお伺いし、院長の織田展成先生にお話を伺ってきました 。日々増え続ける書類の保管や管理について、先生がどのようにシステムを活用されているのか、リアルな声をお届けします。

導入前の課題：あふれる紙書類と管理へのプレッシャー

日々の診療において、当院では大きく分けて以下のような書類の管理に頭を悩ませていました。

地域医療連携による紙書類の山

当院の周辺には大型病院が多く、頻繁に紹介のやり取りが行われています。病院からの紹介状には、20枚近くに及ぶ丁寧な経過報告や検査データが送られてくることも珍しくなく、紙書類の保管が大きな負担になっていました。

保管スペースの限界

生活習慣病療養計画書や、患者さんが持参される血圧・血糖測定ノートなどは、一定期間の保存が必要です。次第にファイルがパンパンになり、収納スペースが限界を迎えていました。

単純なスキャンでは「原本処分」に不安が残る

書類を減らすためにスキャンしたくても、タイムスタンプや電子署名がない一般的なスキャンデータでは「いつ、誰が作成したか」を客観的に証明しづらく、紙の原本を減らすことにどうしても不安が残りました。しかし、厳格な要件を満たす大規模な電子化システムは、クリニックの規模や予算に対してあまりに大がかりすぎました。

選定の決め手：クリニックに最適な規模感と客観的なデータ保存の実現

導入にあたり、ヒューマンかるてESRを選んだ決定的な理由は以下の点です。

• 電子署名とタイムスタンプが付与され、客観的な記録として保存できること
• クリニックの規模に合った、導入しやすい適正価格であること
• 既存の電子カルテと独立しつつも、連携がスムーズであること

クラウド型電子カルテ「CLINICS（クリニクス）」とのスムーズな連携

当院ではクラウド型電子カルテ「CLINICS」を導入していますが、ヒューマンかるてESRとの親和性は非常に高いと感じています。特に「使い勝手」と「安全性」の面で、導入のメリットを実感しています。

ワンクリックで呼び出せるスピード感

CLINICSの画面上にある連携ボタンを押すと、すぐにヒューマンかるてESRに保存されたデータが表示されます。表示までの待ち時間も非常に短く、診療の流れを止めることがありません。「必要な時に、過去のデータをパッと見直せる」という安心感があります。

「デスクトップ保存」というヒューマンエラーの芽を摘む

以前は、スキャンデータをカルテに取り込む際、一度PCのデスクトップにPDFや画像を保存し、それからカルテを開いてアップロードするという手順を踏んでいました。しかし、この方法だとデスクトップに大量のファイルが並んでしまい、「別人のデータをアップロードしてしまう」という誤操作のリスクが常にありました。また、カルテへのアップロード後も、デスクトップに患者さんの個人情報を含む書類データがそのまま残ってしまうため、情報管理やセキュリティの面でも強い不安を感じていました。

ヒューマンかるてESRなら、患者さんのカルテを開いた状態から直接スキャンして取り込めるため、データの取り違えが起こる隙がありません。デスクトップに一時ファイルが残ることもないため、個人情報漏洩の心配からも解放されました。この安全性の向上は、心理的な負担を大きく減らしてくれました。

このように、「電子カルテで手が回らない部分を補ってくれる」という立ち位置が、当院のようなクラウド型カルテ運用のクリニックには非常にマッチしていると感じています。

導入後の効果：劇的な省スペース化とスタッフの負担軽減

導入時に既存の書類を一気にスキャンした後は 、日々の診療で発生する数十枚、多い日には100枚近くになる書類をその都度スムーズに取り込んでおり、以下のような明確な効果を実感しています。

紙書類の整理による圧倒的な省スペース化

毎日山のように持ち込まれる患者さんが手書きで書いてきた血圧の記録や血糖の記録、毎診察ごとに発行され蓄積していく生活習慣病の療養計画書をはじめ、他の医療機関からの紹介状や、検診や人間ドックの検査データ、ワクチンの同意書などに至るまで、あらゆる膨大な書類をその場で次々と整理できるようになりました。分厚く積み上がっていたカルテが劇的に薄くなり、院内がすっきりしました。

↑カルテ棚の様子。一つ一つのファイルが劇的に薄くなり、棚の整理も楽に。

スタッフの業務負担が激減

これまで受付スタッフは、パンパンになった棚にカルテを無理やり押し込む必要がありましたが、そのストレスがなくなりました。カルテ（書類ファイル）の出し入れが非常にスムーズになっています。

診療記録を適切に管理できる安心感

「いつ、誰が取り込んだか」という客観的な記録（電子署名やタイムスタンプ）を付与してサーバーに保存しているため、日々の管理における心理的なプレッシャーが大きく軽減されました。

今後の期待と要望

非常に満足していますが、今後のアップデートとして以下の点に期待しています。

一括出力（印刷）機能の追加

患者さんの転院時など、過去のデータをまとめて出力したい場面が稀にあります。現状は1枚ずつしか出力ができないため、複数選択して一括印刷できるようになるとさらに便利だと感じます。

インターフェースについて

動作自体に全く不満はありませんが、デザインが少し硬い印象を受けるため、より現代的な使いやすい画面に進化していくことを期待しています。

他の先生方へのメッセージ

紙書類の管理に悩んでいる先生がいらっしゃれば、「すぐに導入した方がいい」と強くおすすめしたいですね。使ってみて、本当に素晴らしいシステムだと感じています。

特に気に入っているポイントは2つあります。

既存の電子カルテに直接干渉しない手軽さ

メインのカルテシステムをいじることなく、外部システムとして「ポンと後付けできる」のは非常に魅力的です。今のシステムや運用フローを大きく変えずに導入できるのは、クリニックにとって大きなメリットだと思います。

大切な診療記録を、より客観的な形で保存できる「安心感」

やはり、これが一番大きいです。紙を減らしながらも、日々のデータ管理をシステムがしっかりサポートしてくれます。万が一、過去のデータについて確認が必要になった際にも、「いつ・誰が取り込んだか」という客観的な記録（電子署名やタイムスタンプ）がシステム側で自動的に残っているため、自分たちだけで単にPDF化して管理するよりも、ずっと前向きな気持ちで対応できると感じます。

「システムの仕組みに助けられながら日々の記録管理に向き合える」というこの心理的な安心感は、何にも代えがたいですね。日々の見えないプレッシャーから解放されるだけでも、導入する価値は十分にあると思います。